文書の電子化は便利な反面、情報を手軽に持ち出せてしまうため、紛失などによる情報漏えいの危険と隣り合わせです。学校では生徒に直接関わる情報を取り扱うため、万が一にも情報漏えいや紛失などの事故を起こさないよう、細心の注意を払って作業に取り組む必要があります。
PCやインターネットの普及とともに、さまざまな業務のIT化が大きく進みましたが、学校もまた例外ではありません。しかし、学校では生徒の個人情報を大量に取り扱うため、細心の注意が必要です。便利さの裏には情報漏えいなどのリスクもあり、万が一の事態が起こった場合、被害規模も大きくなり得るのです。状況を正しく認識し、事故を未然に防ぐ心構えを持ちたいものです。
IT化による情報漏えいの危険性
現在、ほとんどの書類は電子化されており、保管や作業の面で扱いやすくなっています。学校ではさまざまな書類が扱われますが、PC上でワープロや表計算ソフトが手軽に使用できるようになって以来、電子化が急速に進みました。電子化の利点としては、保存が楽になること、検索がしやすいこと、また自由に編集できるため作成や改訂が簡単にできることなどがあります。
一方で、簡単に持ち出せるため、情報漏えいの危険が高まっています。電子データは簡単にコピーが作成できるため、データを持ち出して自席や教科準備室など、どこでも作業をすることができます。そのような便利さの反面、持ち出したUSBメモリなどの保存メディアを紛失するという事故が頻発しています。
調査によれば、漏えい事故の発生件数は全国で毎年100件を超えています。作成したテストの入ったUSBメモリを紛失した、使用していたノートPCごと盗まれたなど、平成26年度に起こった事故件数は161件で、人数にして119,643人分の個人情報が漏えいしたということです。
インターネットが発達した現在、もし個人情報が拡散されてしまうような事態になれば、被害のおよぶ範囲ははかり知れません。手軽さゆえについ使用したくなるUSBメモリ類ですが、扱いには厳重に注意し、くれぐれも紛失や盗難などの事態を起こさないようにする必要があります。「ついうっかり」ではすまされないのです。
教員が取り扱いに気をつけるべき情報とは？
学校の場合、取り扱う情報が生徒に関わるものであることを常に念頭に置きたいものです。特に、以下に関わる情報については細心の注意を払う必要があります。
- 住所録、電話番号リスト
- 成績一覧表、通知表
- 個人面談資料、生活指導資料
- 生徒指導要録
特に最後の生徒指導要録については、住所氏名や保護者名、出席日数、すべての成績など、生徒在席中の情報が集約されているものです。データの流出は絶対に起こってはなりません。情報漏えいによって生徒やその家族に被害がおよぶことのないよう、便利さばかりに気を取られることなく、プロとして気を引き締めて作業を行いたいものです。
参考：